Viajar a ferias internacionales: guía práctica

Las ferias comerciales internacionales reúnen a expositores y visitantes de muchos países y pueden darte una visión de tu sector que ningún evento local ofrece. Viajar al extranjero para ir a una feria también suma tareas nuevas: visados, un transporte que no conoces, otra zona horaria y otro idioma. Esta guía trata el lado práctico del viaje para que puedas centrarte en la feria.

Reserva con antelación

Viaje y alojamiento

Las grandes ferias internacionales pueden llenar los hoteles de toda una ciudad. Los precios cerca del recinto suelen dispararse en las semanas de feria y las mejores opciones se reservan con meses de antelación.

• Reserva el alojamiento en cuanto decidas ir
• Elige una tarifa flexible si tus planes pueden cambiar
• Valora hoteles bien conectados por transporte público directo, no solo los más cercanos al recinto
• Comprueba si el organizador tiene acuerdos con hoteles o un servicio de reservas para visitantes
• Reserva pronto los vuelos o trenes, sobre todo para el primer y el último día de la feria

Registro de visitantes

Regístrate como visitante lo antes posible. El registro anticipado puede darte una entrada más barata y acceso a las novedades, y en algunos casos necesitas la confirmación del registro para solicitar el visado.

Visados y cartas de invitación

Las normas de visado dependen de tu nacionalidad, del país al que viajas y del motivo del viaje. Además, cambian de vez en cuando. Las indicaciones siguientes son generales; consulta siempre las fuentes oficiales para tu caso concreto.

Comprueba si necesitas visado

Empieza por la web oficial del ministerio de asuntos exteriores del país de destino o de su embajada o consulado en tu país. Busca el tipo de visado que corresponde a viajes de negocios o a la asistencia a ferias comerciales.

Hazlo en cuanto te plantees asistir. Los plazos de tramitación varían, y en temporada alta las citas en embajadas o centros de visados pueden estar agotadas con semanas de antelación.

Cartas de invitación

Algunas solicitudes de visado piden acreditar el motivo del viaje. En el caso de las ferias comerciales, suele tratarse de:

• Una carta de invitación del organizador de la feria
• Tu registro como visitante o la confirmación de tu entrada
• Una carta de tu empresa que explique el motivo del viaje

Muchos organizadores de ferias internacionales ofrecen cartas de invitación a los visitantes registrados, normalmente a través de su web. Pueden pedirte los datos del pasaporte y del registro, y la emisión de la carta puede tardar. Solicítala con tiempo.

Otros documentos

Según el destino, también puedes necesitar:

• Un pasaporte con una validez mínima posterior a tu estancia
• Justificante de alojamiento
• Un seguro médico de viaje
• Prueba de medios económicos suficientes
• Un billete de vuelta o de continuación del viaje

De nuevo, son las fuentes oficiales las que determinan qué se aplica en tu caso. Guarda copias de todos los documentos en papel y sin conexión en el teléfono.

Zonas horarias y recordatorios en hora local

Planifica en la hora local de la feria

Todos los horarios de la feria, como el de apertura, las sesiones de conferencias y las reuniones, se fijan en la hora local del recinto. Planifica en esa hora desde el principio, no en la de tu país.

Esto es especialmente importante cuando:

• La diferencia horaria es grande
• El horario de verano empieza o termina entre hoy y la feria
• Tu país y el de destino cambian la hora en fechas distintas, o uno de ellos no la cambia

Programa recordatorios que sigan la hora del recinto

Un recordatorio para “el día antes a las 09:00” debe significar las 09:00 donde se celebra la feria, no donde estabas cuando lo programaste. Fuar programa los recordatorios de cada feria en su hora local, para que sigan siendo correctos cuando cambias de zona horaria.

Combate el desfase horario

• Llega al menos un día antes de la feria si la diferencia horaria es grande
• Adapta un poco tu horario de sueño en los días previos al viaje
• Pasa tiempo a la luz del día después de llegar
• Bebe agua y evita las cenas copiosas la primera noche
• Programa tus reuniones más importantes para un día en que estés descansado

Transporte local

Infórmate antes de llegar

Antes de viajar, averigua:

• Cómo llegar del aeropuerto o la estación al hotel
• Cómo ir del hotel al recinto y cuánto se tarda a la hora a la que piensas desplazarte
• Si la entrada de la feria incluye transporte público local gratuito, algo que ofrecen algunas ferias
• Si el organizador pone autobuses lanzadera desde hoteles o nudos de transporte
• Cómo funcionan los taxis y los servicios de VTC en la ciudad

Guarda los mapas sin conexión

Descarga mapas sin conexión de la ciudad y de la zona del recinto. Los datos móviles en el extranjero pueden ser caros o poco fiables, y la cobertura dentro de los grandes pabellones suele ser débil.

Calcula tiempo de más

El transporte público cerca de un gran recinto puede ir lleno a la hora de apertura y de cierre. Sal antes de lo que creas necesario, sobre todo el primer día.

Idioma

En la feria

En las ferias internacionales, muchos expositores hablan inglés, y la señalización y los catálogos suelen estar disponibles en inglés además de en el idioma local. En las ferias regionales en el extranjero puede haber menos información en inglés.

Por la ciudad

• Aprende algunas frases básicas en el idioma local, como saludar y dar las gracias
• Instala una aplicación de traducción y descarga el paquete de idioma sin conexión antes de salir
• Guarda la dirección del hotel en el idioma local para enseñársela al taxista si hace falta
• Anota las preguntas importantes en un inglés sencillo para que sean fáciles de traducir

En las conversaciones

Habla con claridad, usa frases cortas y evita las expresiones hechas cuando hables con personas cuya lengua materna no es la tuya. Confirma por escrito los detalles importantes, por ejemplo en tus notas o en un mensaje de seguimiento.

Dinero

Pagos

• Comprueba si tu tarjeta funciona en el extranjero y qué comisiones tiene
• Avisa a tu banco del viaje si lo exige
• Lleva una segunda tarjeta por si una falla
• Lleva algo de efectivo en moneda local para transporte, propinas, taquillas o pequeñas compras

Lleva el control de los gastos

Guarda los recibos de viaje, alojamiento y comidas, sobre todo si tu empresa te los va a reembolsar. Hacer una foto de cada recibo sobre la marcha lo facilita.

Salud y seguridad

• Comprueba si necesitas un seguro médico de viaje y qué cubre
• Lleva tu medicación habitual en su envase original, con una copia de la receta si hace falta
• Guarda los números de emergencia del país de destino
• Ten a mano la dirección de la embajada o el consulado de tu país
• Guarda una copia del pasaporte separada del original

Un plan sencillo para viajar a una feria internacional

1. Decide ir y regístrate como visitante.
2. Consulta los requisitos de visado en fuentes oficiales y solicita una carta de invitación si hace falta.
3. Reserva el alojamiento y el viaje.
4. Programa recordatorios en la hora local de la feria para plazos, sesiones y reuniones.
5. Prepara los documentos, los mapas sin conexión y una aplicación de traducción.
6. Llega un día antes si la diferencia horaria es grande.
7. Ten tu plan, tus notas y tu lista de comprobación disponibles sin conexión en la feria.

Con el lado práctico resuelto a tiempo, puedes dedicar tu estancia en la feria a lo que importa: aprender, comparar y volver a casa con nuevas ideas.