Reise zur internationalen Messe: Ein Praxisleitfaden

Auf internationalen Messen kommen Aussteller und Besucher aus vielen Ländern zusammen. Sie bieten einen Blick auf Ihre Branche, den keine lokale Veranstaltung ermöglicht. Eine Messereise ins Ausland bringt aber auch neue Aufgaben mit sich: Visa, ungewohnte Verkehrsmittel, eine andere Zeitzone und eine fremde Sprache. Dieser Leitfaden behandelt die praktische Seite der Reise, damit Sie sich auf die Messe selbst konzentrieren können.

Früh buchen

Anreise und Unterkunft

Große internationale Messen können die Hotels einer ganzen Stadt füllen. In Messewochen steigen die Preise in der Nähe des Geländes oft stark, und die besten Angebote sind Monate im Voraus ausgebucht.

• Buchen Sie die Unterkunft, sobald Sie sich für die Reise entschieden haben
• Wählen Sie einen flexiblen Tarif, falls sich Ihre Pläne ändern könnten
• Ziehen Sie auch Hotels an einer direkten Nahverkehrslinie in Betracht, nicht nur die nächstgelegenen
• Prüfen Sie, ob der Veranstalter Hotelkooperationen oder einen Buchungsservice für Besucher anbietet
• Buchen Sie Flüge oder Bahnfahrten früh, besonders für den ersten und letzten Messetag

Besucherregistrierung

Registrieren Sie sich so früh wie möglich als Besucher. Eine frühe Registrierung kann Ihnen einen günstigeren Ticketpreis und Zugang zu Neuigkeiten verschaffen, und manchmal brauchen Sie die Registrierungsbestätigung für den Visumantrag.

Visum und Einladungsschreiben

Die Visabestimmungen hängen von Ihrer Staatsangehörigkeit, dem Zielland und dem Reisezweck ab, und sie ändern sich von Zeit zu Zeit. Die folgenden Hinweise sind allgemein gehalten. Prüfen Sie für Ihren konkreten Fall immer die offiziellen Quellen.

Prüfen, ob Sie ein Visum brauchen

Beginnen Sie mit der offiziellen Website des Außenministeriums des Ziellandes oder seiner Botschaft beziehungsweise seines Konsulats in Ihrem Land. Suchen Sie nach dem Visumtyp für Geschäftsreisen oder Messebesuche.

Tun Sie das, sobald Sie einen Besuch in Erwägung ziehen. Die Bearbeitungszeiten für Visa sind unterschiedlich, und Termine bei Botschaften oder Visazentren können in Stoßzeiten auf Wochen hinaus ausgebucht sein.

Einladungsschreiben

Manche Visumanträge verlangen einen Nachweis über den Reisezweck. Bei Messen ist das häufig:

• Ein Einladungsschreiben des Messeveranstalters
• Ihre Besucherregistrierung oder Ticketbestätigung
• Ein Schreiben Ihres Arbeitgebers, das den Reisezweck erläutert

Viele Veranstalter internationaler Messen stellen registrierten Besuchern Einladungsschreiben aus, meist über ihre Website. Dafür brauchen sie unter Umständen Ihre Passdaten und Registrierungsangaben, und die Ausstellung kann etwas dauern. Fordern Sie das Schreiben früh an.

Weitere Unterlagen

Je nach Zielland brauchen Sie möglicherweise außerdem:

• Einen Reisepass, der über Ihren Aufenthalt hinaus eine Mindestdauer gültig ist
• Einen Nachweis über die Unterkunft
• Eine Reisekrankenversicherung
• Einen Nachweis über ausreichende finanzielle Mittel
• Ein Rück- oder Weiterreiseticket

Auch hier entscheiden die offiziellen Quellen, was für Sie gilt. Bewahren Sie Kopien aller Unterlagen sowohl auf Papier als auch offline auf dem Smartphone auf.

Zeitzonen und Erinnerungen in Ortszeit

In der Ortszeit der Messe planen

Alle Zeiten rund um die Messe, also Öffnungszeiten, Kongresssitzungen und Termine, gelten in der Ortszeit des Messegeländes. Planen Sie von Anfang an in dieser Zeit, nicht in Ihrer Heimatzeit.

Das ist besonders wichtig, wenn:

• Der Zeitunterschied groß ist
• Die Sommerzeit zwischen heute und der Messe beginnt oder endet
• Ihr Heimatland und das Zielland die Uhren an unterschiedlichen Tagen umstellen oder eines von beiden gar nicht umstellt

Erinnerungen nach dem Messeort ausrichten

Eine Erinnerung für „am Vortag um 09:00“ sollte 09:00 Uhr am Messeort bedeuten, nicht dort, wo Sie sie eingestellt haben. Fuar stellt Erinnerungen für eine Messe in deren Ortszeit ein. So bleiben sie korrekt, auch wenn Sie Zeitzonen wechseln.

Mit dem Jetlag umgehen

• Reisen Sie bei großem Zeitunterschied mindestens einen Tag vor der Messe an
• Passen Sie Ihren Schlaf in den Tagen vor der Abreise schon etwas an
• Verbringen Sie nach der Ankunft Zeit bei Tageslicht
• Trinken Sie Wasser und verzichten Sie am ersten Abend auf schwere Mahlzeiten
• Legen Sie Ihre wichtigsten Termine auf einen Tag, an dem Sie ausgeruht sind

Nahverkehr vor Ort

Vor der Ankunft recherchieren

Finden Sie vor der Reise heraus:

• Wie Sie vom Flughafen oder Bahnhof zum Hotel kommen
• Wie Sie vom Hotel zum Messegelände kommen und wie lange das zu Ihrer geplanten Uhrzeit dauert
• Ob das Messeticket die kostenlose Nutzung des Nahverkehrs einschließt, wie es manche Messen anbieten
• Ob der Veranstalter Shuttlebusse von Hotels oder Verkehrsknotenpunkten einsetzt
• Wie Taxis und Fahrdienste in der Stadt funktionieren

Karten offline speichern

Laden Sie Offline-Karten der Stadt und der Umgebung des Messegeländes herunter. Mobile Daten im Ausland können teuer oder unzuverlässig sein, und der Empfang in großen Hallen ist oft schwach.

Zeitpuffer einplanen

Der Nahverkehr in der Nähe eines großen Messegeländes kann zu Öffnungs- und Schließzeiten überfüllt sein. Brechen Sie früher auf, als Sie es für nötig halten, besonders am ersten Tag.

Sprache

Auf der Messe

Auf internationalen Messen sprechen viele Aussteller Englisch, und Beschilderung sowie Kataloge gibt es oft neben der Landessprache auch auf Englisch. Auf regionalen Messen im Ausland sind womöglich weniger Informationen auf Englisch verfügbar.

In der Stadt

• Lernen Sie ein paar einfache Ausdrücke in der Landessprache, etwa zur Begrüßung und zum Bedanken
• Installieren Sie eine Übersetzungs-App und laden Sie das Offline-Sprachpaket vor der Abreise herunter
• Speichern Sie die Hoteladresse in der Landessprache, um sie bei Bedarf einem Taxifahrer zu zeigen
• Schreiben Sie wichtige Fragen in einfachem Englisch auf, damit sie sich leicht übersetzen lassen

Im Gespräch

Sprechen Sie deutlich, verwenden Sie kurze Sätze und vermeiden Sie Redewendungen, wenn Ihr Gegenüber eine andere Muttersprache hat. Halten Sie wichtige Details schriftlich fest, etwa in Ihren Notizen oder in einer Nachricht im Anschluss.

Geld

Zahlungen

• Prüfen Sie, ob Ihre Zahlungskarte im Ausland funktioniert und welche Gebühren anfallen
• Informieren Sie Ihre Bank über die Reise, falls sie das verlangt
• Nehmen Sie eine zweite Karte mit, falls eine nicht funktioniert
• Halten Sie etwas Bargeld in Landeswährung für Nahverkehr, Trinkgeld, Schließfächer oder kleine Einkäufe bereit

Die Kosten im Blick behalten

Bewahren Sie Belege für Reise, Unterkunft und Verpflegung auf, besonders wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten erstattet. Wenn Sie jeden Beleg gleich fotografieren, wird das einfacher.

Gesundheit und Sicherheit

• Prüfen Sie, ob Sie eine Reisekrankenversicherung brauchen und was sie abdeckt
• Nehmen Sie regelmäßig benötigte Medikamente in der Originalverpackung mit, bei Bedarf mit einer Kopie des Rezepts
• Speichern Sie die Notrufnummern des Ziellandes
• Notieren Sie die Adresse der Botschaft oder des Konsulats Ihres Landes
• Bewahren Sie eine Kopie Ihres Reisepasses getrennt vom Original auf

Ein einfacher Plan für die Reise zur internationalen Messe

1. Entscheiden Sie sich für die Reise und registrieren Sie sich als Besucher.
2. Prüfen Sie die Visabestimmungen bei offiziellen Quellen und fordern Sie bei Bedarf ein Einladungsschreiben an.
3. Buchen Sie Unterkunft und Anreise.
4. Stellen Sie Erinnerungen für Fristen, Sitzungen und Termine in der Ortszeit der Messe ein.
5. Bereiten Sie Unterlagen, Offline-Karten und eine Übersetzungs-App vor.
6. Reisen Sie bei großem Zeitunterschied einen Tag früher an.
7. Halten Sie Plan, Notizen und Checkliste auf der Messe offline verfügbar.

Wenn die praktischen Dinge früh erledigt sind, können Sie Ihre Zeit auf der Messe dem widmen, worauf es ankommt: lernen, vergleichen und mit neuen Ideen nach Hause fahren.