Messebesuch vorbereiten: Ein Leitfaden für Besucher

Ob ein Messebesuch gelingt, entscheidet sich größtenteils, bevor Sie den Eingang passieren. Wer mit nützlichem Wissen, neuen Ideen und einem klaren Bild seiner Branche nach Hause kommt, hat sich meist über mehrere Wochen in kleinen Schritten vorbereitet. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen praxisnahen Zeitplan, von etwa drei Monaten vor der Messe bis zum Abend vor dem ersten Tag.

Warum Vorbereitung zählt

Große Messen können viele Hallen mit Hunderten oder Tausenden von Ausstellern füllen. Ohne Plan verbringen Sie leicht den größten Teil des Tages mit Laufen, Anstehen und dem Betrachten von Ständen, die mit Ihrer Arbeit nichts zu tun haben. Mit Plan bringen Ihnen dieselben Stunden fokussierte Gespräche, Produktvergleiche und eine klare Liste mit Folgefragen.

Vorbereitung spart auch Geld. Anreise und Hotels rund um gefragte Messen sind früh ausgebucht, und späte Buchungen sind oft teurer und weiter vom Gelände entfernt.

Der Zeitplan im Überblick

Wann	Was zu tun ist
Etwa 3 Monate vorher	Prüfen, ob die Messe passt, Ziele festlegen, Termine und Besucherregeln klären
Etwa 2 Monate vorher	Anreise und Unterkunft buchen, als Besucher registrieren
Etwa 1 Monat vorher	Ausstellerliste und Hallenplan studieren, Auswahlliste erstellen
Etwa 2 Wochen vorher	Termine und Sitzungen buchen, die Tage planen
In der Woche davor	Unterlagen, Geräte und Packliste vorbereiten
Am Tag davor	Neueste Informationen prüfen, ausruhen, Erinnerungen einstellen

Etwa drei Monate vorher

Prüfen, ob sich die Messe lohnt

Prüfen Sie zuerst, ob die Messe zu Ihren Zielen passt. Sehen Sie sich die Ausstellerkategorien und das Profil früherer Ausgaben an und klären Sie, ob sich die Veranstaltung an Fachbesucher, an das breite Publikum oder an beide richtet. Eine Messe, die dem Namen nach vielversprechend klang, kann sich als Veranstaltung für ein ganz anderes Marktsegment entpuppen.

Ziele schriftlich festhalten

Werden Sie konkret. „Sehen, was es Neues gibt“ lässt sich kaum messen. Bessere Ziele sehen so aus:

• Drei Anbieter eines bestimmten Werkstoffs oder einer bestimmten Maschine vergleichen
• Verstehen, welche neuen Vorschriften in Ihrer Branche diskutiert werden
• Zwei Vorträge zu einem Thema besuchen, an dem Ihr Team arbeitet
• Herausfinden, welche Technologien die Wettbewerber zeigen

Drei bis fünf klare Ziele genügen. Sie leiten jede Entscheidung, die Sie später treffen.

Termine, Öffnungszeiten und Besucherregeln prüfen

Bestätigen Sie die offiziellen Termine auf der Website des Veranstalters oder in einem offiziellen Messekalender. Notieren Sie, ob bestimmte Tage Fachbesuchern vorbehalten sind, ob es eine Altersgrenze gibt und ob Sie bei der Registrierung eine Visitenkarte oder einen Firmennachweis vorlegen müssen.

Etwa zwei Monate vorher

Anreise und Unterkunft buchen

Buchen Sie, sobald die Termine feststehen. Hotels nahe dem Gelände oder an einer direkten Nahverkehrslinie sind einen etwas höheren Preis wert, weil sie Ihnen jeden Tag Zeit sparen. Prüfen Sie, wie lange der Weg vom Hotel zum Eingang zu Ihrer geplanten Ankunftszeit dauert.

Als Besucher registrieren

Viele Messen bieten eine Online-Registrierung für Besucher an, manche mit kostenlosen oder ermäßigten Tickets für Frühbucher. Wer sich früh registriert, erhält außerdem Neuigkeiten zum Programm, zu Hallenänderungen und Rahmenveranstaltungen.

Etwa einen Monat vorher

Ausstellerliste und Hallenplan studieren

Die meisten Veranstalter veröffentlichen vor der Messe eine Ausstellerliste und einen Hallenplan. Gehen Sie die Liste durch und markieren Sie die Aussteller, die zu Ihren Zielen passen. Suchen Sie sie dann auf dem Hallenplan.

Teilen Sie Ihre Auswahlliste in drei Stufen ein:

• Pflicht: Stände, die Ihren Zielen direkt dienen
• Sollte: interessant, aber nicht entscheidend
• Wenn Zeit bleibt: alles andere, was Ihnen aufgefallen ist

Das Rahmenprogramm ansehen

Parallel zur Ausstellung laufen oft Kongresse, Produktvorstellungen, Workshops und Preisverleihungen. Für manche ist eine eigene Anmeldung nötig, und die Plätze sind begrenzt. Tragen Sie die Sitzungen, die Sie interessieren, jetzt in Ihren Kalender ein.

Etwa zwei Wochen vorher

Termine vereinbaren

Wenn Sie mit einem bestimmten Aussteller länger sprechen möchten, bitten Sie um einen Termin. Während der Messe haben Aussteller viel zu tun, und mit einem festen Zeitfenster müssen Sie nicht an einem vollen Stand warten. Halten Sie Termine kurz und planen Sie Puffer ein, denn die Hallen können weit auseinanderliegen.

Jeden Tag planen

Machen Sie aus Ihrer Auswahlliste einen groben Tagesplan. Gruppieren Sie die Stände nach Hallen, damit Sie das Gelände nicht mehrmals durchqueren. Legen Sie die Pflichtstände an den Anfang des Tages, wenn Sie die meiste Energie haben und an den Ständen weniger los ist.

Lassen Sie jeden Tag mindestens einen Zeitblock frei. Einige der besten Entdeckungen auf einer Messe sind die, die Sie nicht geplant haben.

Erinnerungen in der Ortszeit der Messe einstellen

Findet die Messe in einer anderen Stadt oder einem anderen Land statt, stellen Sie Erinnerungen für Anmeldefristen, Sitzungen und Termine in der Ortszeit des Messegeländes ein. Fuar kann Sie an eine gespeicherte Messe in deren Ortszeit erinnern. Eine Sitzung um 10:00 Uhr in Istanbul bleibt also um 10:00 Uhr in Istanbul, wo auch immer sich Ihr Smartphone befindet.

In der Woche davor

Unterlagen und Geräte vorbereiten

• Drucken Sie Ihr Besucherticket und die Registrierungsbestätigung aus oder laden Sie sie herunter
• Speichern Sie Reise- und Hotelbuchungen offline
• Laden Sie Hallenplan und Ausstellerliste zur Offline-Nutzung herunter
• Prüfen Sie, ob Smartphone, Powerbank und Ladekabel funktionieren
• Sorgen Sie dafür, dass Notizen und Checkliste ohne Verbindung verfügbar sind

WLAN und Mobilfunk können in großen Hallen schwach sein. Alles, was Sie in der Halle brauchen, sollte schon vor der Ankunft auf Ihrem Gerät sein. Fuar hält Ihre gespeicherten Messen, Notizen und Checkliste offline bereit, sodass Sie auch in einer Halle ohne Empfang damit arbeiten können.

Für den Messetag packen

Sie werden viel laufen und alles tragen, was Sie sammeln. Wählen Sie bequeme, bereits eingelaufene Schuhe, eine leichte Tasche und Kleidung im Zwiebellook, denn die Temperaturen in den Hallen schwanken. Eine vollständige Packliste finden Sie in einem eigenen Artikel.

Fragen vorbereiten

Schreiben Sie für jeden Pflichtstand zwei oder drei Fragen auf. Gute Fragen sind konkret: Lieferzeiten, technische Grenzen, Zertifizierungen, der Unterschied zwischen dem diesjährigen und dem letzten Modell. Schriftlich vorbereitete Fragen halten Gespräche fokussiert und erleichtern später den Vergleich.

Am Tag davor

Auf kurzfristige Änderungen prüfen

Sehen Sie auf der Website des Veranstalters und in allen Nachrichten nach, die Sie seit der Registrierung erhalten haben. Öffnungszeiten, Eingänge, Hallenbelegungen und Shuttleverbindungen können sich kurz vor der Messe noch ändern.

Die Ankunft planen

Legen Sie fest, wann Sie aufbrechen, welchen Eingang Sie nutzen und wo Sie Ihr Ticket abholen, falls es noch nicht ausgedruckt ist. Wer kurz nach Öffnung der Tore ankommt, hat in der ersten Stunde oft kürzere Schlangen und ruhigere Stände.

Ausruhen

Ein ganzer Tag auf der Messe ist körperlich anstrengend. Essen Sie gut, trinken Sie genug Wasser und schlafen Sie ausreichend. Ihre Vorbereitung zahlt sich nur aus, wenn Sie die Energie haben, sie zu nutzen.

Eine einfache Regel zum Merken

Wenn Sie nur wenig Zeit für die Vorbereitung haben, tun Sie diese drei Dinge: Ziele aufschreiben, eine Pflichtliste mit Hallenstandorten erstellen und alles Nötige zur Offline-Nutzung speichern. Schon diese drei Schritte machen Ihren Besuch weit fokussierter, als ohne Plan loszugehen.