Messe-Checkliste: Was Sie einpacken und erledigen sollten

Ein Messetag ist lang, voll und oft weit weg vom Schreibtisch. Ein vergessenes Ladegerät, ein fehlendes Ticket oder unbequeme Schuhe können Sie Stunden kosten. Diese Checkliste ordnet alles, was Sie als Besucher brauchen, in übersichtliche Abschnitte. So können Sie sie in der Woche vorher und noch einmal am Morgen des Messetags durchgehen.

So verwenden Sie diese Checkliste

Nicht jeder Punkt passt zu jeder Messe. Eine eintägige regionale Messe erfordert weniger als eine Woche im Ausland. Gehen Sie jede Gruppe durch, streichen Sie, was nicht zu Ihrer Reise passt, und ergänzen Sie, was Ihre Branche zusätzlich verlangt. Bewahren Sie Ihre Fassung dann an einem Ort auf, den Sie auch ohne Internetverbindung erreichen.

Wenn Sie mehrere Messen im Jahr planen, führen Sie eine Basisliste und kopieren Sie sie für jeden Besuch. In Fuar können Sie für jede gespeicherte Messe eine persönliche Checkliste anlegen, die in der Halle auch offline verfügbar ist.

Unterlagen und Tickets

• Besucherticket oder Registrierungsbestätigung, ausgedruckt und auf dem Smartphone gespeichert
• Lichtbildausweis oder Reisepass
• Visitenkarten, falls die Messe bei der Registrierung einen Berufsnachweis verlangt
• Fahrkarten und Hotelbuchungsbestätigungen, offline gespeichert
• Visum und Einladungsschreiben, falls Sie ins Ausland reisen und sie benötigen
• Angaben zu Reise- und Krankenversicherung
• Notfallkontakte auf Papier und auf dem Smartphone
• Firmen- oder Verbandsnachweise, falls der Veranstalter sie für Fachbesuchertage verlangt

Planungsunterlagen

• Ihre Ziele für den Besuch in drei bis fünf Zeilen
• Listen der Aussteller nach Pflicht, Sollte und Wenn Zeit bleibt
• Hallenplan mit markierten Ständen aus Ihrer Auswahlliste
• Zeitplan für Termine, Vorträge und Workshops mit Uhrzeiten und Orten
• Vorbereitete Fragen für jeden Pflichtstand
• Ausstellerliste, zur Offline-Nutzung heruntergeladen

Geräte und Strom

• Smartphone, vollständig geladen
• Powerbank, vollständig geladen, mit passendem Kabel
• Ersatzladekabel
• Reiseadapter, falls die Steckdosen im Ausland anders sind
• Kopfhörer, nützlich für Videodemos und Telefonate in lauten Hallen
• Laptop oder Tablet nur, wenn Sie es wirklich brauchen, denn es bringt zusätzliches Gewicht
• Offline-Kopien von allem Wichtigen: Tickets, Karten, Notizen und Checklisten

Kleidung

• Bequeme Schuhe, die Sie schon einen ganzen Tag lang getragen haben
• Ein zweites Paar Schuhe, wenn Sie mehrere Tage bleiben
• Kleidung im Zwiebellook: Hallen können warm sein, Außenbereiche oder klimatisierte Räume kühl
• Eine leichte Jacke, die sich in die Tasche falten lässt
• Kleidung passend zum Dresscode der Messe, auf Messen ist Business Casual verbreitet
• Ersatzsocken, die an einem langen Tag mehr helfen, als man denkt

In die Tasche

Wählen Sie eine leichte Tasche, die Sie stundenlang tragen können. Ein Rucksack verteilt das Gewicht besser als eine Umhängetasche.

• Wasserflasche, wiederbefüllbar, sofern das Gelände es erlaubt
• Leichte Snacks wie Nüsse oder Fruchtriegel
• Kleines Notizbuch und Stift als Ersatz für das Smartphone
• Mappe oder großer Umschlag für Prospekte und Muster
• Handdesinfektion und Taschentücher
• Lippenpflege und persönliche Medikamente
• Schmerzmittel gegen Kopfschmerzen oder müde Füße
• Blasenpflaster
• Etwas Bargeld in Landeswährung für Nahverkehr, Schließfächer oder Kioske
• Eine Zahlungskarte, die im Reiseland funktioniert

Bevor Sie das Haus verlassen

• Termine und Öffnungszeiten der Messe auf der Website des Veranstalters bestätigen
• Neueste Hinweise zu Eingängen, Shuttles und Parkplätzen prüfen
• Erinnerungen für Termine und Sitzungen in der Ortszeit der Messe einstellen
• Alle Geräte über Nacht laden
• Hallenpläne, Notizen und Tickets zur Offline-Nutzung herunterladen
• Den Weg zum Messegelände und die Abfahrtszeit planen
• Ordentlich frühstücken

In der Halle

• Am Eingang das Ticket und einen gedruckten Hallenplan abholen, sofern angeboten
• Infostand, Toiletten, Garderobe und Gastronomie früh ausfindig machen
• Mit den Pflichtständen beginnen, solange Sie die meiste Energie haben
• Nach jedem wichtigen Gespräch kurze Notizen machen, nicht erst am Ende des Tages
• Produktetiketten, Preistafeln oder Datenblätter fotografieren, wenn die Aussteller es erlauben
• Mindestens alle zwei Stunden eine Pause einlegen
• Regelmäßig Wasser trinken, die Hallenluft ist oft trocken
• Vor dem Wechsel in eine andere Halle den Zeitplan prüfen

Gute Notizen machen

Notizen sind das Wertvollste, was Sie mit nach Hause bringen. Halten Sie sie kurz, einheitlich und leicht zu sortieren.

• Name des Ausstellers und Halle oder Standnummer
• Was Sie gesehen oder besprochen haben
• Wichtige Fakten: Modelle, technische Details, Lieferzeiten, Preise, sofern genannt
• Ihre eigene Einschätzung in einer Zeile
• Gegebenenfalls eine Folgefrage oder Aufgabe

Schreiben Sie Notizen immer in derselben Struktur. Das macht den Vergleich der Aussteller bei der Auswertung nach der Messe viel einfacher.

Am Ende jedes Tages

• Notizen durchgehen, solange die Details frisch sind
• Markieren, welche Ziele erreicht sind und welche noch offen
• Den Plan für den nächsten Tag anpassen
• Prospekte sortieren und wegwerfen, was Sie nicht brauchen
• Smartphone und Powerbank laden
• Ausruhen und gut essen vor dem nächsten Tag

Nach der Messe

• Alle Notizen innerhalb weniger Tage durchlesen
• Aus den Notizen eine kurze Zusammenfassung für sich oder Ihr Team machen
• Entscheiden, was Sie weiterverfolgen und bis wann
• Festhalten, ob die Messe Ihre Ziele erfüllt hat und ob Sie die nächste Ausgabe besuchen würden
• Die Messe, Ihre Notizen und Ihre Erkenntnisse für die künftige Planung dokumentieren

Die Kurzfassung für volle Tage

Wenn Sie vor dem Aufbruch nur wenige Minuten haben, prüfen Sie diese fünf Dinge:

• Ticket und Ausweis
• Geladenes Smartphone und Powerbank
• Bequeme Schuhe
• Wasser und ein Snack
• Ihre Pflichtliste, offline verfügbar

Damit sind Sie für die meisten Überraschungen in der Messehalle gerüstet.