Checklist para una feria comercial: qué llevar y qué hacer

Un día de feria comercial es largo, intenso y a menudo lejos de tu mesa de trabajo. Olvidar un cargador, la entrada o unos zapatos cómodos puede costarte horas. Esta lista de comprobación agrupa todo lo que necesita un visitante en secciones claras, para que puedas repasarla la semana anterior y otra vez la mañana de la feria.

Cómo usar esta lista de comprobación

No todos los puntos sirven para todas las ferias. Una feria regional de un día requiere menos que una semana en el extranjero. Lee cada grupo, quita lo que no encaje con tu viaje y añade lo que sea propio de tu sector. Después, guarda tu versión en algún sitio al que puedas acceder sin conexión a internet.

Si vas a varias ferias al año, ten una lista base y cópiala para cada visita. Fuar te permite tener una lista de comprobación personal para cada feria guardada, disponible sin conexión en la propia feria.

Documentos y entradas

• Entrada de visitante o confirmación del registro, impresa y guardada en el teléfono
• Documento de identidad con foto o pasaporte
• Tarjetas de visita, si la feria pide acreditar tu condición profesional al registrarte
• Billetes de viaje y confirmaciones de hotel, guardados sin conexión
• Visado y carta de invitación, si viajas al extranjero y los necesitas
• Datos del seguro de viaje y del seguro médico
• Contactos de emergencia anotados en papel además de en el teléfono
• Documentos de la empresa o de una asociación profesional, si el organizador los exige para los días profesionales

Material de planificación

• Tus objetivos para la visita, en tres a cinco líneas
• Listas de expositores imprescindibles, recomendables y “si da tiempo”
• Plano de los pabellones con los estands de tu lista corta marcados
• Agenda de reuniones, charlas y talleres con horarios y ubicaciones
• Preguntas preparadas para cada estand imprescindible
• Lista de expositores descargada para usarla sin conexión

Dispositivos y batería

• Teléfono con la batería al máximo
• Batería externa cargada, con el cable adecuado
• Cable de carga de repuesto
• Adaptador de viaje, si en el extranjero el tipo de enchufe es distinto
• Auriculares, útiles para demos en vídeo y llamadas en pabellones ruidosos
• Portátil o tableta, solo si de verdad lo necesitas; añade peso
• Copias sin conexión de todo lo importante: entradas, mapas, notas y listas de comprobación

Ropa

• Zapatos cómodos que ya hayas llevado durante un día entero
• Un segundo par de zapatos, si te quedas varios días
• Ropa por capas: los pabellones pueden estar calurosos y las zonas exteriores o las salas con aire acondicionado, frescas
• Una chaqueta ligera que quepa doblada en la bolsa
• Ropa adecuada al código de vestimenta de la feria; en las ferias comerciales es habitual el estilo smart casual
• Calcetines de repuesto, que ayudan más de lo que crees en una jornada larga

Imprescindibles en la bolsa

Elige una bolsa ligera que puedas llevar durante horas. Una mochila reparte mejor el peso que una bolsa de hombro.

• Botella de agua, rellenable si el recinto lo permite
• Algo ligero para picar, como frutos secos o barritas de fruta
• Una libreta pequeña y un bolígrafo, como alternativa al teléfono
• Una carpeta o un sobre grande para folletos y muestras
• Gel hidroalcohólico y pañuelos
• Bálsamo labial y tu medicación personal
• Analgésicos para el dolor de cabeza o de pies
• Tiritas para las ampollas
• Algo de efectivo en moneda local para transporte, taquillas o quioscos
• Una tarjeta de pago que funcione en el país que visitas

Antes de salir de casa

• Confirma las fechas y el horario de la feria en la web del organizador
• Consulta las últimas novedades sobre entradas, lanzaderas y aparcamiento
• Programa los recordatorios de reuniones y sesiones en la hora local de la feria
• Carga todos los dispositivos durante la noche
• Descarga los planos, las notas y las entradas para usarlos sin conexión
• Planifica tu ruta al recinto y la hora a la que tienes que salir
• Desayuna bien

En la feria

• Recoge tu acreditación y un plano impreso de los pabellones en la entrada, si los ofrecen
• Localiza pronto el punto de información, los aseos, el guardarropa y las zonas de restauración
• Empieza por los estands imprescindibles mientras tienes más energía
• Toma notas breves después de cada conversación importante, no al final del día
• Fotografía etiquetas de producto, paneles de precios o fichas técnicas cuando los expositores lo permitan
• Haz una pausa al menos cada dos horas
• Bebe agua con regularidad; el aire en interiores suele ser seco
• Revisa tu agenda antes de pasar a otro pabellón

Cómo tomar buenas notas

Las notas son lo más valioso que te llevas a casa. Que sean breves, coherentes y fáciles de ordenar después.

• Nombre del expositor y número de pabellón o de estand
• Qué viste o de qué hablasteis
• Datos clave: modelos, detalles técnicos, plazos de entrega, precios si te los dieron
• Tu propia opinión en una línea
• Una pregunta o una acción de seguimiento, si la hay

Escribe las notas siempre con la misma estructura. Así es mucho más fácil comparar expositores cuando las repases después de la feria.

Al final de cada día

• Repasa tus notas mientras los detalles están frescos
• Marca qué objetivos has cubierto y cuáles quedan pendientes
• Ajusta el plan para el día siguiente
• Ordena los folletos y tira lo que no vayas a usar
• Carga el teléfono y la batería externa
• Descansa y come bien antes del día siguiente

Después de la feria

• Lee todas tus notas en los días siguientes
• Convierte las notas en un resumen breve para ti o para tu equipo
• Decide a qué vas a dar seguimiento y cuándo
• Anota si la feria cumplió tus objetivos y si irías a la próxima edición
• Guarda un registro de la feria, tus notas y lo que aprendiste para planificar en el futuro

Una versión corta para los días con prisa

Si solo tienes unos minutos antes de salir, comprueba estas cinco cosas:

• Entrada y documento de identidad
• Teléfono y batería externa cargados
• Zapatos cómodos
• Agua y algo para picar
• Tu lista de imprescindibles, disponible sin conexión

Con esto cubierto, podrás afrontar la mayoría de los imprevistos en la feria.