전시회 준비물 체크리스트: 챙길 것과 할 일

전시회 하루는 길고 바쁘며, 대개 책상에서 멀리 떨어져 보내게 됩니다. 충전기나 입장권, 편한 신발 하나를 잊어도 몇 시간을 손해 볼 수 있습니다. 이 체크리스트는 관람객에게 필요한 모든 것을 항목별로 정리했습니다. 전시회 일주일 전에 한 번, 당일 아침에 한 번 더 확인하십시오.

체크리스트 사용법

모든 항목이 모든 전시회에 해당하지는 않습니다. 하루짜리 지역 전시회는 일주일간의 해외 출장보다 준비물이 적습니다. 각 항목을 읽으며 이번 일정에 맞지 않는 것은 빼고, 업종에 특화된 것은 추가하십시오. 그런 다음 인터넷 연결 없이도 볼 수 있는 곳에 자신만의 목록을 보관하십시오.

1년에 여러 전시회를 계획한다면 기본 목록을 만들어 두고 관람할 때마다 복사해서 쓰십시오. Fuar에서는 저장한 전시회마다 개인 체크리스트를 만들 수 있고, 전시장에서 오프라인으로도 확인할 수 있습니다.

서류와 입장권

• 관람 입장권이나 등록 확인서(출력본과 휴대폰 저장본)
• 사진이 있는 신분증이나 여권
• 등록 시 업계 종사자 증빙을 요구하는 경우 명함
• 교통편 티켓과 호텔 예약 확인서(오프라인 저장)
• 해외 출장이고 필요하다면 비자와 초청장
• 여행 보험과 의료 보험 정보
• 휴대폰뿐 아니라 종이에도 적어 둔 비상 연락처
• 주최사가 업계 관람객 전용일에 요구하는 경우 회사나 직능 단체 관련 서류

계획 자료

• 세 줄에서 다섯 줄로 정리한 관람 목표
• 꼭 볼 곳, 볼 만한 곳, 시간이 되면 볼 곳으로 나눈 출품업체 목록
• 후보 부스를 표시한 홀 배치도
• 시간과 장소가 적힌 미팅, 강연, 워크숍 일정
• 꼭 볼 부스별로 준비한 질문
• 오프라인용으로 내려받은 출품업체 목록

기기와 전원

• 완전히 충전한 휴대폰
• 완전히 충전한 보조 배터리와 맞는 케이블
• 여분의 충전 케이블
• 해외에서 플러그 형태가 다르다면 여행용 어댑터
• 시끄러운 홀에서 영상 시연을 보거나 통화할 때 쓸 이어폰
• 꼭 필요한 경우에만 노트북이나 태블릿(무게가 늘어남)
• 입장권, 지도, 메모, 체크리스트 등 중요한 모든 자료의 오프라인 사본

옷차림

• 하루 종일 신어 본 적 있는 편한 신발
• 며칠 머문다면 여분의 신발 한 켤레
• 겹쳐 입을 옷(홀은 더울 수 있고, 야외나 냉방이 강한 공간은 서늘할 수 있음)
• 가방에 접어 넣을 수 있는 가벼운 재킷
• 전시회 복장 규정에 맞는 옷(전시회에서는 비즈니스 캐주얼이 일반적)
• 여분의 양말(긴 하루에 생각보다 큰 도움이 됨)

가방 필수품

몇 시간 동안 들고 다닐 수 있는 가벼운 가방을 고르십시오. 백팩이 숄더백보다 무게를 고르게 분산해 줍니다.

• 물병(전시장에서 허용한다면 다시 채워 쓸 수 있는 것)
• 견과류나 과일 바 같은 가벼운 간식
• 휴대폰을 대신할 작은 수첩과 펜
• 브로슈어와 샘플을 담을 파일이나 큰 봉투
• 손 소독제와 휴지
• 립밤과 개인 상비약
• 두통이나 발 통증에 대비한 진통제
• 물집용 반창고
• 교통, 물품 보관함, 매점용 현지 현금 소액
• 방문 국가에서 쓸 수 있는 결제 카드

집을 나서기 전

• 주최사 웹사이트에서 전시회 일정과 개장 시간 확인하기
• 입구, 셔틀, 주차에 관한 최신 소식 확인하기
• 미팅과 세션 알림을 전시회 현지 시간으로 설정하기
• 모든 기기를 밤새 충전하기
• 홀 배치도, 메모, 입장권을 오프라인용으로 내려받기
• 전시장까지의 경로와 출발 시간 정하기
• 아침 식사 든든히 하기

전시장에서

• 입구에서 제공한다면 출입증과 인쇄된 홀 배치도 받기
• 안내 데스크, 화장실, 물품 보관소, 식당가 위치를 일찍 파악하기
• 체력이 가장 좋을 때 꼭 볼 부스부터 방문하기
• 하루가 끝날 때가 아니라 중요한 대화를 마칠 때마다 짧게 메모하기
• 출품업체가 허용하면 제품 라벨, 가격 안내판, 사양서 촬영하기
• 적어도 두 시간마다 휴식하기
• 실내 공기는 건조한 경우가 많으니 물을 자주 마시기
• 다른 홀로 이동하기 전에 일정 확인하기

메모 잘하기

메모는 집으로 가져가는 가장 값진 결과물입니다. 짧고 일관되게, 나중에 분류하기 쉽게 적으십시오.

• 출품업체 이름과 홀 또는 부스 번호
• 본 것이나 나눈 이야기
• 핵심 정보: 모델, 기술 세부 사항, 납기, 공개된 경우 가격
• 한 줄 의견
• 후속 질문이나 할 일이 있다면 그 내용

매번 같은 형식으로 적으십시오. 전시회가 끝난 뒤 검토할 때 출품업체를 훨씬 쉽게 비교할 수 있습니다.

매일 하루를 마칠 때

• 세부 내용이 생생할 때 메모 검토하기
• 달성한 목표와 남은 목표 표시하기
• 다음 날 계획 조정하기
• 브로슈어를 정리하고 쓰지 않을 것은 버리기
• 휴대폰과 보조 배터리 충전하기
• 다음 날을 위해 잘 쉬고 잘 먹기

전시회가 끝난 뒤

• 며칠 안에 모든 메모 읽어 보기
• 메모를 자신이나 팀을 위한 짧은 요약으로 정리하기
• 무엇을 언제 후속 확인할지 정하기
• 전시회가 목표에 맞았는지, 다음 회차에 갈지 적어 두기
• 앞으로의 계획을 위해 전시회 정보, 메모, 배운 점 기록해 두기

바쁜 날을 위한 간단 버전

출발 전에 몇 분밖에 없다면 다음 다섯 가지만 확인하십시오.

• 입장권과 신분증
• 충전된 휴대폰과 보조 배터리
• 편한 신발
• 물과 간식
• 오프라인으로 볼 수 있는 꼭 볼 곳 목록

이것만 챙기면 전시장에서 생기는 웬만한 돌발 상황에는 대처할 수 있습니다.